一、归档范围。

　　凡是反映本社活动的章程、管理制度、社员情况、规划、年度计划、统计 资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事情况、会议记录、决定、委托书、协 议、合同、项目方案、通知等具有参考保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记 录均属归档范围。

　　二、档案管理由档案管理员负责。

　　保证本社的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用 方便。

　　三、资料的收集与整理。

　　归档资料实行“季度收集整理”和“年度归档立卷”制度，即： 每年的四、七、十和次年的一月为季度收集整理期，每年二月份为档案资料归档立卷期。在档 案资料收集整理和归档立卷期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门 应积支持极配合。凡涉及商业机密的文件必须按规定另外归档存放。档案管理员根据有关文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。

　　四、资料的分类与归档。

　　档案资料的分类依据文书立卷归档管理的有关规定执行。档案资 料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　五、档案的借阅。

　　理事会和监事会成员借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手 续。因工作需要，本社的其他人员需借阅档案的，本人提出申请，非密级的由理事会成员审批; 借阅密级档案的由理事长审批，原则上只能在档案室阅览，不准再外借;本社外的人员借阅档 案，一律由理事长审批。借阅者要保持整洁完整，不得涂改遗失;要注意安全保密，未经允许， 不得翻印、抄录、转借、遗失。

　　六、档案管理流程

　　**条 管理部门

　　1、公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。

　　2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

　　第二条 文件点收

　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：

　　1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

　　2、文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。

　　3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

　　4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　第三条 文件整理

　　点收文件后，应依下列方式整理：

　　1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　第四条 档案分类

　　1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

　　2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

　　3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

　　4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

　　5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2

　　为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

　　第五条 档案名称及编号

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审

　　慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　第六条 档号编定

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订

　　者则填写于右上角。

　　第七条 归档与档案清理

　　1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

　　2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

　　第八条 保存期限

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.长期保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)主管部门核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须长期保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门长期保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　第九条 档卷清理

　　1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五上注明部分销毁之日期。

　　七、档案的销毁。

　　任何个人或部门未经允许不得销毁档案资料。档案到了销毁期，由档案 管理员进行清理，写出书面销毁报告报理事会批准后执行。经批准销毁的档案，档案管理员须 认真核对，将批准的档案资料销毁审批报告和将要销毁的档案资料做好登记并归档。销毁登记 表长期保存。在销毁档案资料时，必须由监事会成员监督销毁并在销毁登记表上签字。